工作随想：采购不只是“买东西”那么简单

经常有人会问到我工作是干什么的，一般我都回复“打工人啊”（像一条油腻的油条），关系好一点的话，我会介绍自己是做采购的。

一、什么是采购？

那采购到底是做什么的呢？很多人觉得采购就是花钱买东西，确实，采购涉及到购买物品、讨价还价等。但如果只把采购定义为这些，那就大错特错了。实际上，采购在供应链管理中扮演着至关重要的角色。

二、采购在供应链中的位置

更全面的讲，采购通过对商流、信息流、物流、资金流的控制，从采购原材料开始到制成中间产品及最终产品、最后由销售网络把产品送到消费者手中。它的核心目的是在正确的时间、地点，以最小的总成本提供正确数量和质量的产品。

据统计，生产型企业通常将销售额的50%用于原材料和零部件的采购。而在中国，这一比例高达70%。显然，采购对成本管理至关重要，降低成本不仅增加利润，还能降低售价、增强市场竞争力，提高整个供应链的盈利能力。同时，采购效率直接影响客户服务水平。

三、供应链中的关键环节

1. 计划：包括需求、生产、物料和库存计划等。

2. 采购：涵盖供应商开发、管理，成本分析，谈判方法，品质和人员管理，交期管理，库存管理以及合同管理。

3. 制造：从生产计划到原材料采购、订单确认、生产进度管理以及库存管理。

4. 交付：包括商务沟通、订单确认、紧急订单跟进、验收和入库交付。

在商务沟通环节，强烈建议落实到纸质签字或邮件确认。避免口头或电话沟通造成的误解和纠纷。

四、采购的挑战与应对

作为采购人员，经常面临各种挑战：凌晨被催货的电话惊醒，应对产供销物料协同会中的各种问题和压力，处理供应商、品质部、销售等各部门间的复杂关系……这些都需要采购人员具备全面的素质和能力：良好的道德修养和人格品质、与工程技术人员合作的能力、谈判技巧、协调能力、税务和物流知识、多语言沟通能力以及优秀的心理素质和管理技能。

如果目前所在公司的供应链运营不够成熟，作为采购人员，应从保供需求开始，逐步推动公司供应链管理的完善和规范。

采购不是简单的“买东西”，而是一门涉及广泛知识领域和复杂人际关系的综合艺术。要做好这份工作，不仅需要专业知识和技能，更需要不断的学习、实践和磨练。只有这样，才能成为一名真正优秀的采购工作者。

以下是一些常见的采购专业工作职责及日常工作内容：

一、工作职责：

1. 职业道德与敬业精神

• 遵守法律法规，公正无私，廉洁自律。

• 诚实虚心，尽职尽责，不断学习业务知识，提高业务能力。

2. 采购制度与流程管理

• 执行并完善采购管理制度和采购作业流程。

3. 供应商管理与询价

• 对供应商进行询价、比价、议价，并上报相关信息（交货周期、品质标准、价格条件、付款方式、最低订购量、包装要求等）。

4. 采购执行与协调

• 根据业务订单适时适量采购，跟踪采购进度，确保物料按时、按量、保质送达仓库。

• 协调销售有效进行。

5. 票据与报账管理

• 确保购进物品票证齐全、票物相符，报账及时。

6. 库存与成本管理

• 合理降低物资库存及采购成本。

• 检查物料安全库存，与仓库管理员协调及时补货。

7. 供应商评估与开发

• 评估供应商的产品质量、供货能力、企业质量保证能力、企业信誉等。

• 在现有供应商基础上不断寻求新的供应商，确保供应资源丰富。

• 负责新增供应商的寻访、调查，并组织相关部门进行评估、审查。

8. 合同管理

• 按照要求保质保量地组织物料采购供应，随时掌握合同履行情况。

• 合同中必须注明我公司对产品质量要求的条款。

9. 市场分析与信息收集

• 收集新材料的应用信息，做好市场分析和国家政策变化跟踪。

• 提供有价值的信息以支持公司决策。

10. 采购策略调整

• 调查、收集市场动态资讯，及时上报以便调整采购策略。

11. 订单与信息传递

• 及时处理订单变更与撤销、品质要求变更，并与供应商保持信息传递。

12. 品质与退换货处理

• 处理与供应商之间的进料品质、数量、退换货及补偿事宜，确保公司利益。

13. 供应商沟通与联络

• 加强与供应商的沟通与联络，确保货源充足，供货质量稳定，交货时间准确。

14. 协作与物品保管

• 加强与验收、仓库管理员的协作，提供有效的物品保管方法，防止物品损失。

15. 采购质量控制

• 严把采购质量关，选择样品供使用部门审核定样，并跟进样品的使用情况。

16. 大宗物资采购

• 购进大宗物资须附有质保书和售后服务合同。

17. 问题解决与协助

• 积极协助有关部门解决使用过程中出现的问题。

18. 市场行情与择优采购

• 熟悉和掌握市场行情，按“质优、价廉”的原则货比三家，择优采购。及时收集和反馈市场价格和相关信息。合理安排采购顺序，对紧缺和需长途采购的原料进行计划。

二、日常事务管理：

1. 根据各部门的物品采购申请，对供应商进行询价、比价、议价。

2. 及时录入采购订单，掌握所采购商品的交期，并反馈信息给相关人员。

3. 了解市场价格行情，发现价格调整及时反馈给主管。

4. 签定采购合同后，通知财务付款（款到发货），付款后将底单传真给供应商并电话确认。

5. 跟踪货物的到货情况，通知相关人员处理收货、提货、验货。

6. 检查商品的安全库存，与仓库管理员协调及时补货。

7. 与业务部门、技术部门沟通，对货期较长的商品进行合理采购。

8. 新产品采购应有三家以上比价。

9. 整理采购订单、合同、付款申请单、发票。

10. 用友录入采购信息。

11. 更新生管表，提交完整系统，核算有效库存。

12. 三×订货金额，三×余额，三×到货明细，耗材订货及到货明细。

13. 三×当前库存，成套与不成套明细，截止当天本月三×提货套数明细及金额。

14. 及时反馈耗材价格变动并通知财务。

15. 更新采购计划进度表。

二、每周工作管理：

1. 每周五16:00提交周工作报告给主管审批。

2. 核对仓库周到货明细。

3. 与财务核对周付款明细及预测下周采购付款金额。

4. 本周三×到票金额及其他到票金额，三×未到票情况。

5. 本周到票明细录入用友ERP。

6. 制定耗材周采购计划。

7. 汇整并合理归置采购单据。

三、每月工作项目：

1. 与供应商对帐，明确开票信息，要求供应商及时提供相关发票。

2. 根据合同约定向财务部门递交付款申请，确保按时付款以提高付款信用。

3. 核对仓库月入库明细。

4. 对供应商进行评估，确保每种商品有2家长期配套供应商。

5. 分析、总结产品热销、呆滞及价格变动情况并汇总表格。

6. 编制月工作报告。

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